В дереве документов исходящие документы сгруппированы по категориям (гривневые, валютные документы и т. д.), типам (платежное поручение, платежное требование, заявление на покупку валюты и т. д.) и папкам документов: Рабочие, Исполненные и Архивные.
Общий принцип работы с исходящими документами следующий. Клиент создает новый документ, заполняя поля соответствующей формы, сохраняет его, ставит под документом необходимое число подписей, тем самым поручая банку исполнить созданный документ. Подписанный документ имеет статус Доставлен. Банк обрабатывает документ, исполняет его (или отвергает). При этом документ приобретает статус Исполнен (или Отвергнут).
Формы исходящих документов имеют следующие одинаковые поля:
Наименование документа и его номер. Номер документа формируется автоматически при его создании и доступен для изменения. Номера документов с рамках календарного года не повторяются.
Дата — дата создания документа. При создании документа данное поле автоматически заполняется текущей датой. Диапазон дат, разрешенных для документов, задается банком. По умолчанию поле Дата может быть заполнено текущей датой или датой, отстоящей от текущей не более, чем на 10 дней вперед.
Статус — текущий статус документа. Данное поле является ссылкой (для документов, статус которых не Новый), вызывающей окно История документа, в котором содержится история изменения статуса документа.
Подписи — число подписей под документом. Данное поле является ссылкой (для документов, статус которых не Новый), вызывающей окно Информация о подписях, в котором содержатся данные о времени подписания документа и владельце ключа ЭЦП.
Комментарий банка — дополнительная информация банка к документу. Данное поле является ссылкой (для документов со статусом Доставлен и выше), вызывающей окно Комментарий банка, в котором содержится дополнительная информация, оставленная банком.
Поля окна Редактор документов, наименования которых подчеркнуты, являются ссылками и вызывают ассоциированные с ними окна. Например, поля с номерами счетов клиента, как правило, являются ссылками и вызывают на экран список счетов клиента для выбора нужного счета.
Использование шаблонов при заполнении документов
Для упрощения процедуры заполнения документов, как правило, используются шаблоны, созданные пользователем и хранящиеся в справочниках пользователя Корреспонденты и Бенефициары. Справочники содержат гривневые и валютные реквизиты получателей, реквизиты банков получателей и назначения платежей. Информация в эти справочники добавляется и изменяется самим пользователем.
В случае необходимости использовать шаблон из справочника при заполнении документа пользователь может вызвать необходимый справочник по ссылке Получатель, Плательщик или Бенефициар — в зависимости от вида документа.
После выбора нужной записи параметры выбранной записи отображаются в соответствующих полях документа и доступны для редактирования.
Наименование документа и его номер. Номер документа формируется автоматически при его создании и доступен для изменения. Номера документов с рамках календарного года не повторяются.