У дереві документів вихідні документи згруповані за категоріями (гривневі, валютні документи тощо), типами (платіжне доручення, платіжна вимога, заява на купівлю валюти тощо) та папками документів: Робочі, Виконані й Архівні.
Загальний принцип роботи з вихідними документами наступний. Клієнт створює новий документ, заповнюючи поля відповідної форми, зберігає його, ставить під документом необхідне число підписів, тим самим доручаючи банку виконати створений документ. Підписаний документ має статус Доставлений. Банк обробляє документ, виконує його (чи відкидає). При цьому документ отримує статус Виконаний (чи Повернений).
Форми вихідних документів мають наступні однакові поля:
Найменування документа і його номер. Номер документа формується автоматично при його створенні та доступний для зміни. Номери документів у межах календарного року не повторюються.
Дата — дата створення документа. При створенні документа дане поле автоматично заповнюється поточною датою. Діапазон дат, дозволених для документів, задається банком. За замовчуванням поле Дата може бути заповнено поточною датою чи датою, що відрізняється від поточної не більш, ніж на 10 днів уперед.
Статус — поточний статус документа. Дане поле є посиланням (для документів, статус яких не Новий), що викликає вікно Історія документа, у якому міститься історія зміни статусу документа.
Підписи — кількість підписів під документом. Дане поле є посиланням (для документів, статус яких не Новий), що викликає вікно Інформація про підписи, у якому містяться дані про час підписання документа та власника ключа ЕЦП.
Коментар банку — додаткова інформація банку до документа. Дане поле є посиланням (для документів зі статусом Доставлений і вище), що викликає вікно Коментар банку, у якому міститься додаткова інформація, залишена банком.
Поля вікна Редактор документів, найменування яких підкреслені, є посиланнями і викликають асоційовані з ними вікна. Наприклад, поля з номерами рахунків клієнта, як правило, є посиланнями і викликають на екран список рахунків клієнта для вибору потрібного рахунка.
Використання шаблонів при заповненні документів
Для спрощення процедури заповнення документів, як правило, використовуються шаблони, створені користувачем, та Кореспонденти і Бенефіціари, що зберігаються у довідниках користувача. Довідники містять гривневі та валютні реквізити одержувачів, реквізити банків одержувачів та призначення платежів. Інформація у ці довідники додається і змінюється самим користувачем.
У разі потреби використовувати шаблон з довідника при заповненні документа користувач може викликати необхідний довідник за посиланням Одержувач, Платник чи Бенефіціар — залежно від виду документа.
Після вибору потрібного запису параметри обраного запису відображаються у відповідних полях документа і доступні для редагування.
Работа з вихідними документами
Найменування документа і його номер. Номер документа формується автоматично при його створенні та доступний для зміни. Номери документів у межах календарного року не повторюються.